01 Definities

In deze voorwaarden bedoelen we met:

• RC Experience: de handelsnaam waaronder Docu Agency BV, met maatschappelijke zetel te 2400 Mol, ingeschreven in de KBO onder nr. 1003953661, BTW BE BE1003953661, handelt. Bereikbaar via [email protected].
• Klant: de natuurlijke of rechtspersoon die een offerte aanvaardt of een overeenkomst aangaat met RC Experience.
• Overeenkomst: elke afspraak tussen de Klant en RC Experience over de levering van diensten, verhuur of evenementen.
• Evenement: elke door RC Experience georganiseerde of geleverde activiteit — begeleide race day, verhuurformule, of een combinatie daarvan.
• Deelnemer: elke persoon die effectief deelneemt aan het Evenement.
• Pakket: één van de aangeboden formules (Starter, Pro, Premium of Self-service).

02 Toepasselijkheid

2.1Deze algemene voorwaarden gelden voor alle offertes, overeenkomsten en leveringen van RC Experience.

2.2Afwijkingen zijn enkel geldig wanneer ze schriftelijk werden overeengekomen.

2.3De algemene voorwaarden van de Klant worden uitdrukkelijk uitgesloten, ook als die nadien worden meegedeeld of op de bestelbon van de Klant staan vermeld.

2.4Indien een bepaling van deze voorwaarden geheel of gedeeltelijk nietig of onafdwingbaar zou zijn, blijven de overige bepalingen onverkort van kracht. Partijen zullen dan in onderling overleg de nietige bepaling vervangen door een geldige bepaling die het beoogde doel zoveel mogelijk benadert.

03 Offertes & Overeenkomsten

3.1Onze offertes zijn vrijblijvend en blijven 30 dagen geldig na verzending, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld.

3.2De Overeenkomst komt tot stand op het moment dat de Klant de offerte schriftelijk of per e-mail bevestigt, of op het moment dat het voorschot ontvangen is — al naargelang wat het eerst gebeurt.

3.3RC Experience behoudt zich het recht voor om een aanvraag te weigeren zonder opgave van redenen.

3.4Wie namens een groep, bedrijf, vereniging of organisatie boekt, is hoofdelijk aansprakelijk voor alle verplichtingen die uit de Overeenkomst voortvloeien.

04 Prijzen & Betaling

4.1Alle prijzen zijn uitgedrukt in euro en exclusief btw (21%), tenzij anders vermeld.

4.2Verplaatsing binnen een straal van 15 km rond Mol (2400) is in elk pakket inbegrepen, behalve het self-service pakket. Daarbuiten geldt een meerkost van € 0,85 per bijkomende kilometer (heen én terug).

4.3De betaling verloopt in twee schijven:

• 50 % voorschot binnen 14 dagen na bevestiging van de offerte, en in elk geval uiterlijk 14 dagen vóór het Evenement.
• Saldo van 50 % wordt gefactureerd na het Evenement, met een betaaltermijn van 30 dagen na factuurdatum.

Bij boekingen die binnen de 14 dagen vóór het Evenement plaatsvinden, is het volledige bedrag verschuldigd vóór aanvang.

4.4Particuliere klanten kunnen — mits vooraf afgesproken — ook cash of via Payconiq betalen. Voor zakelijke klanten verloopt de betaling steeds via bankoverschrijving.

4.5Bij overschrijding van de betaaltermijn is de Klant van rechtswege en zonder voorafgaande ingebrekestelling in verzuim. Vanaf de vervaldag is een verhoging van 10 % per begonnen maand vertraging verschuldigd, met een minimum van € 40 per factuur, ten titel van forfaitaire schadevergoeding en kosten.

4.6Alle invorderings- en gerechtskosten die voortvloeien uit niet-tijdige betaling zijn volledig voor rekening van de Klant.

4.7Klachten over een factuur moeten binnen de 8 dagen na factuurdatum schriftelijk gemeld worden via [email protected]. Daarna wordt de factuur als aanvaard beschouwd.

05 Annulering & Wijziging

5.1Een annulering moet schriftelijk of per e-mail worden meegedeeld via [email protected]. De datum van ontvangst geldt als annulatiedatum.

5.2Bij annulering door de Klant gelden volgende kosten, berekend op de totale waarde van de Overeenkomst:

• Tot 60 dagen vóór het Evenement: 25 % van de totale eventprijs.
• Tussen 60 en 28 dagen vóór het Evenement: 50 % van de totale eventprijs.
• Tussen 28 dagen en eventdag zelf: 75 % van de totale eventprijs.

5.3Een verplaatsing naar een andere datum (in plaats van een annulering) is gratis tot 28 dagen vóór het Evenement, op voorwaarde dat een geschikte vervangdatum binnen de 6 maanden gevonden wordt. Daarna gelden de annuleringspercentages uit 5.2.

5.4Wijzigingen in datum, locatie of groepsgrootte zijn mogelijk onder voorbehoud van beschikbaarheid en kunnen leiden tot een aanpassing van de prijs of de pakketkeuze.

5.5Wanneer RC Experience zelf de Overeenkomst zou moeten annuleren wegens overmacht, geldt de regeling onder artikel 10.

06 Uitvoering van het Evenement

6.1RC Experience voert het Evenement uit naar best vermogen, met eigen materialen en eigen begeleiding. Het inschakelen van een vervanger of onderaannemer blijft mogelijk wanneer dit nodig is voor een correcte uitvoering.

6.2De Klant zorgt voor een geschikte locatie. Concreet betekent dat:

• een vlakke, propere binnenruimte op de gelijkvloers, of op een verdieping die vlot bereikbaar is met een lift of brede inrit;
• voldoende vrije oppervlakte voor de gekozen baanopstelling — Starter ± 4 × 5 m, Pro ± 5 × 8 m, Premium tot ± 6 × 12 m — telkens met minstens 1 m vrije omloop rondom;
• minstens één stopcontact (230 V) op redelijke afstand van de opbouwzone;
• een vlotte aanrijroute voor een wagen, met laad- en loszone in de buurt van de ingang;
• voldoende verlichting en een redelijke omgevingstemperatuur — onze RC-elektronica werkt niet betrouwbaar in vrieskou of bij hoge vochtigheid.

6.3Buitenopstellingen zijn mogelijk, maar enkel overdekt en op een vlakke, droge ondergrond. Op gras, grind, kasseien of natte ondergrond rijden we niet — onze auto's zijn 1/28 schaal en zijn daar niet voor ontworpen.

6.4De Klant zorgt voor voldoende parkeergelegenheid in de buurt van de loszone.

6.5RC Experience kan Deelnemers de toegang weigeren of uit het Evenement zetten bij wangedrag, dronkenschap, agressief rijgedrag of onverantwoord gebruik van het materiaal. Dit geeft geen recht op terugbetaling.

6.6Voldoet de locatie niet aan de eisen uit 6.2 of 6.3 en is een veilige opstelling onmogelijk, dan kan RC Experience het Evenement annuleren of voortijdig stopzetten. De betalingsverplichting van de Klant blijft in dat geval volledig in stand.

07 Duur & Pauzes

7.1Een racedag omvat maximaal 6 uur effectieve rijtijd.

7.2Om de veiligheid, de kwaliteit van de laptiming en de goede werking van materiaal en batterijen te garanderen, wordt na elke 3 uur effectieve rijtijd een pauze van minimaal 10 minuten voorzien. Deze pauzetijd is niet inbegrepen in de rijtijd en wordt op voorhand mee opgenomen in het dagschema.

08 Veiligheid & Deelname

8.1Deelname aan een Evenement van RC Experience gebeurt op eigen risico van de Deelnemer.

8.2De minimumleeftijd is 8 jaar, en enkel onder begeleiding van een aanwezige ouder of volwassene — voor jongere kinderen is het zelfstandig besturen van een RC-auto vaak nog te moeilijk. Voor de beste racebeleving raden we een leeftijd vanaf 11-12 jaar aan. Voor de allerkleinsten voorzien we als optionele extra, tegen een kleine meerprijs, een speelmat met speelgoedautootjes. Deelnemers jonger dan 16 jaar nemen deel onder de verantwoordelijkheid van een aanwezige meerderjarige (ouder, leerkracht of begeleider). We verlagen de race-snelheid voor jongere deelnemers om plezier te garanderen.

8.3De Klant licht de Deelnemers vooraf in over de veiligheidsinstructies. Ter plaatse geeft RC Experience een korte briefing — die is bindend voor alle Deelnemers.

8.4RC-auto's zijn geen speelgoed. Ondanks hun beperkte schaal kunnen ze letsel veroorzaken (knelling, schaafwonden, oogletsel bij wegspringende delen). Deelnemers blijven achter de afgesproken zone, richten de auto's nooit op personen of dieren, en respecteren de instructies van onze begeleider.

8.5Het gebruik van alcohol is toegelaten als onderdeel van het feest, maar wie merkbaar onder invloed is, kan door RC Experience tijdelijk of definitief van het racen worden uitgesloten.

8.6RC Experience is niet aansprakelijk voor schade die voortvloeit uit het niet opvolgen van de gegeven instructies.

09 Aansprakelijkheid & Schade

9.1De Klant is aansprakelijk voor schade aan het materiaal van RC Experience (RC-auto's, laptimingsysteem, trackonderdelen e.a.), aan de locatie, of aan derden, veroorzaakt door Deelnemers, bezoekers of andere derden tijdens het Evenement — ongeacht of deze een contractuele band hebben met de Klant — indien deze schade het gevolg is van een fout of nalatigheid.

9.2RC Experience meldt vastgestelde schade zo snel mogelijk aan de Klant, waar mogelijk met foto's, samen met een raming van de herstel- of vervangingskost.

9.3Voor publieke evenementen wordt de Klant aangeraden een evenementenverzekering (burgerlijke aansprakelijkheid t.o.v. derden) af te sluiten die dit risico dekt.

9.4Normale slijtage en kleine cosmetische schade door correct gebruik vallen niet onder deze aansprakelijkheid. Schade aan de RC-auto's of randmateriaal door een ongeval bij correct gebruik (een crash tegen de baanrand tijdens een race, bijvoorbeeld) valt voor rekening van RC Experience. Schade door manifest verkeerd of opzettelijk gebruik — denk aan rijden tegen muren, gooien of trappen, vocht op de elektronica, of rijden onder duidelijke invloed — wordt aan kostprijs doorgerekend aan de Klant.

9.5RC Experience is enkel aansprakelijk voor directe schade die het rechtstreekse gevolg is van een opzettelijke fout of zware fout in haar hoofde of in hoofde van haar aangestelden.

9.6RC Experience is in geen geval aansprakelijk voor indirecte schade, gevolgschade, gederfde winst, gemiste opportuniteiten, reputatieschade of immateriële schade.

9.7De totale aansprakelijkheid van RC Experience is in alle gevallen beperkt tot het bedrag dat onze aansprakelijkheidsverzekering effectief uitkeert. Indien de verzekering om welke reden ook niet tussenkomt, is onze aansprakelijkheid beperkt tot het bedrag van de betreffende Overeenkomst (excl. btw).

10 Overmacht

10.1In geval van overmacht kan RC Experience de Overeenkomst opschorten, verplaatsen of ontbinden zonder dat zij gehouden is tot enige schadevergoeding. Onder overmacht wordt onder meer verstaan: extreme weersomstandigheden, ziekte of ongeval (van de begeleider of anderszins), defect of technische storing aan kritieke apparatuur, brand, diefstal, stroompanne op de locatie, ernstige mobiliteitsproblemen onderweg (zware files, ongeval, blokkade), calamiteiten, pandemie, maatregelen of besluiten van politie, gemeente of andere bevoegde overheden, en alle andere omstandigheden buiten de redelijke controle van RC Experience.

10.2Gewoon slecht weer is op zich geen overmacht. Onze evenementen vinden in principe binnen of overdekt plaats — de Klant zorgt zelf voor een weervaste locatie. Bij een buitenopstelling zonder overdekking blijft het weerrisico bij de Klant.

10.3Bij overmacht stelt RC Experience in eerste instantie, in overleg met de Klant, een nieuwe datum voor binnen de 6 maanden. Indien een nieuwe datum niet mogelijk is, of niet wenselijk voor de Klant, wordt het reeds betaalde voorschot volledig terugbetaald binnen 14 dagen.

11 Beeldmateriaal & Intellectuele Eigendom

11.1Alle materialen, software, baanontwerpen, 3D-geprinte componenten en logistieke setups blijven de exclusieve eigendom van RC Experience. Niets daarvan mag worden gekopieerd, doorverkocht of doorverhuurd zonder onze schriftelijke toestemming.

11.2RC Experience kan tijdens het Evenement foto's en video's nemen voor eigen promotionele doeleinden (website, social media, portfolio). De Klant brengt de Deelnemers hiervan vooraf op de hoogte.

11.3Wenst een Deelnemer of de Klant niet in beeld te komen, dan moet dit vóór de aanvang van het Evenement schriftelijk worden gemeld via [email protected]. RC Experience houdt daar bij de selectie en publicatie van het beeldmateriaal rekening mee.

12 Privacy

12.1RC Experience verwerkt persoonsgegevens van de Klant en eventuele contactpersonen uitsluitend voor de uitvoering van de Overeenkomst, de facturatie, en — mits afzonderlijke toestemming — voor commerciële communicatie. De verwerking gebeurt in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR).

12.2De Klant kan op elk moment inzage, rechtzetting of verwijdering van zijn gegevens vragen via [email protected].

13 Toepasselijk Recht & Bevoegde Rechtbank

13.1Op alle Overeenkomsten met RC Experience is uitsluitend het Belgisch recht van toepassing.

13.2Geschillen worden bij voorkeur in onderling overleg opgelost. Lukt dat niet, dan zijn uitsluitend de rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Antwerpen, afdeling Turnhout, bevoegd.

14 Slotbepaling

14.1Door de offerte te bevestigen, gaat de Klant uitdrukkelijk akkoord met deze algemene voorwaarden.

14.2RC Experience kan deze voorwaarden van tijd tot tijd aanpassen. De versie die gold op het moment van de offertebevestiging blijft van toepassing op de betreffende Overeenkomst.